Governance (G)

Algemeen

Het zakelijk gedrag van Heembouw wordt mede bepaald door onze cultuur. Onze kernwaarden zijn leidend voor hoe wij ons gedragen binnen en buiten de organisatie. Het gaat hierbij over zaken als integriteit, vertrouwen en (sociale) veiligheid. Maar het gaat ook over hoe wij onze processen en risico’s beheersen en hoe wij ons risicobeleid hebben vormgegeven.

Integriteit en gedrag

Onze gedragsnormen zijn vastgelegd in een bedrijfscode, die is afgestemd op de gedragscode van Bouwend Nederland. Onze bedrijfscode is voor alle medewerkers leidend. In de gesprekken met nieuwe medewerkers wordt hierbij stil gestaan en wordt de intentie van de code toegelicht, gekoppeld aan de uitleg over de “mores” van het bedrijf. Het thema integriteit en de gedragsnormen en de manier waarop Heembouw hiermee omgaat, worden standaard behandeld in ons introductieprogramma in de vorm van diverse vragen uit ons cultuurspel. Gedrag wordt echter niet alleen bepaald door de regels en procedures die zijn vastgelegd, maar vooral door hoe deze in de praktijk worden toegepast. Leidinggevenden hebben hierin een voorbeeldfunctie. In dit kader bieden de directies van de klantgroepen ook elk jaar hun verantwoordingsbrieven aan, die met de groepsdirectie worden besproken. 

In de bedrijfscode is een verwijzing opgenomen naar de Klokkenluidersregeling van Heembouw. In de Klokkenluidersregeling is - conform de “Wet bescherming klokkenluiders”- geregeld hoe Heembouw omgaat met meldingen van (vermoedens) van misstanden. Ook staan in deze Klokkenluidersregeling de namen en telefoonnummers van de interne en externe vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen bij hen terecht als zij geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld of andere misstanden.

Corruptie en omkoping

Het vertrouwen dat stakeholders hebben in ons bedrijf, is van groot belang voor onze continuïteit. Door corruptie of omkoping kan dat vertrouwen beschadigd worden. Onze interne bedrijfscode en Reglement bedrijfseigendommen zijn onlosmakelijk onderdeel van elke arbeidsovereenkomst. In de interne bedrijfscode is opgenomen dat medewerkers daadwerkelijke of schijnbare belangenverstrengeling tussen persoonlijke en zakelijke belangen dienen te vermijden. Een geschenk mag nooit de onafhankelijkheid van de ontvanger aantasten. In het verlengde hiervan mogen cheques, geld, kansspelloten etc. niet aangeboden of aangenomen worden. Geschenken en uitnodigingen met een waarde hoger dan € 100,-, zowel zakelijk als niet-zakelijk, dienen met de directie van de klantgroep te worden besproken en vervolgens voor registratie gemeld te worden bij de vertrouwenspersoon. Ook is de Gedragscode voor contractpartners (new window) van toepassing op alle contracten die wij sluiten met (strategische) partners, leveranciers en opdrachtgevers.  

De functies die binnen Heembouw het meest bloot staan aan corruptie- en omkopingsrisico, zijn inkoop, commercie en directie. Voor het sluiten van contracten hebben wij daarom een duidelijke procuratieregeling. Hierin is onder anderen vastgelegd wanneer er toestemming nodig is van de groepsdirectie of de RvC om bepaalde beslissingen te nemen of verplichtingen aan te gaan. Daarnaast is de procedure offertevergelijk van toepassing. Ook doen wij vooraf compliance screenings op onze contractpartners, zodat wij geen zaken doen met personen of landen waar sancties tegen zijn uitgevaardigd of die zich niet houden aan geldende wet- en regelgeving.  

Samenwerking met strategische partners

We werken zoveel mogelijk samen met (strategische) partners en vaste leveranciers. Onze samenwerking is mede gebaseerd op de Lean-filosofie. Gezamenlijke doelen en openheid en transparantie in de samenwerking zorgen voor een soepel proces, toegevoegde waarde en daarmee een optimaal resultaat. Een goede samenwerking met onze partners en leveranciers leidt daarnaast ook tot innovatie, nieuwe ideeën, een efficiënt proces en kostenbesparing.  

Dat begint al bij de voorbereiding: het gezamenlijk met alle betrokken partijen plannen van een project. Door de verschillende fases in het proces gezamenlijk te plannen en alle werkzaamheden op elkaar af te stemmen, ontstaat een planning die haalbaar is en waaraan iedereen zich committeert. Zo kunnen we bijvoorbeeld ook gezamenlijk nadenken over een slimmer ontwerp met een betere footprint of over hoe we omgaan met hergebruik van materialen. Ook investeren we in het realiseren van een standaardkwaliteit in de BIM-modellen van de klantgroepen en onze partners.  

Wij zetten met onze partners in op het toepassen en het zo efficiënt mogelijk inzetten van materialen (met de circulaire beginselen reduce, reuse en recycle als uitgangspunt) en door meer biobased materialen toe te passen. Ook denken we samen na over het verminderen van de CO₂ uitstoot, zowel in het transport van en naar, als op de bouwplaats. Door de inzet van elektrisch materieel en, waar dat (nog) niet mogelijk of beschikbaar is, door de inzet van HVO100 diesel als fossielvrije alternatieve brandstof.  

Onze manier van samenwerken en omgaan met mensen is gebaseerd op respect, onderling vertrouwen en gelijkwaardigheid. Waarbij iedereen, binnen een diverse en inclusieve werkomgeving, zichzelf mag en kan zijn en we volop gebruik maken van elkaars verschillen. We bieden iedereen, die voor en met ons werkt, een veilige werkomgeving. Daarom is het voor ons belangrijk dat onze partners ook op deze manier samenwerken, niet alleen met ons, maar ook met hún medewerkers, klanten en leveranciers. Hier maken we met elkaar afspraken over.  

Leveranciersmanagement

Ons leveranciersmanagement is gericht op onderlinge kennisdeling en het continu verbeteren en afstemmen van elkaars processen. Op de jaarlijkse strategische partnerdagen delen we kennis en inzichten, en bespreken we onze plannen voor de toekomst en hoe we elkaar daarbij kunnen helpen. Uiteraard evalueren we ook met onze partners om van voorgaande projecten te leren en te kijken hoe het volgende keer nog beter kan. 

Binnen deze manier van samenwerken past een voorspelbaar betalingsbeleid richting onze leveranciers. Helder en consequent betaalgedrag helpt niet alleen om financiële stabiliteit binnen de keten te bevorderen, maar ook om duurzame samenwerkingen op te bouwen en te behouden.  

Heembouw hanteert een gedifferentieerd betalingsbeleid: voor MKB-bedrijven, zzp-ers en adviseurs geldt een betaaltermijn van 30 dagen, strategische partners worden binnen 45 dagen betaald. De standaard betalingstermijn voor overige leveranciers bedraagt 55 dagen. Deze structuur zorgt ervoor dat kleinere en voor Heembouw essentiële leveranciers tijdig over hun liquiditeit beschikken, terwijl tegelijkertijd een evenwichtige kasstroom voor de organisatie behouden blijft. Voor alle categorieën geldt, dat het gemiddeld aantal dagen waarbinnen betaald wordt, onder de genoemde grenzen ligt. De markt verandert en Heembouw beweegt mee om te komen tot goede, heldere betalingsafspraken met onze leveranciers/partners. Wij willen duidelijkheid geven dat past binnen deze tijd, marktconform is en past binnen de kaders die Heembouw wenst te maken. Wij komen onze afspraken na.